面倒な忘年会の幹事。
やらなきゃいけないことも多くて、責任もある…
そんな憂鬱な幹事のお仕事を一からしっかりレクチャー!
デキる幹事!と思わせる先を行く!ポイントをご紹介!

これで大丈夫!忘年会を乗り越える幹事の5つのポイント

1:お店・コースを決めよう

最初から自分一人で考えようとするのはかなり無謀!?お店やコースの決め方には会社ごとのルールが存在しているところが多いです。まず最初に情報を仕入れておくことがポイントです。

お店を決めよう

先輩社員や幹事経験のある社員に、これまでどのような忘年会をしてきたのか聞いてみましょう。仕入れた情報を元にお店を探しましょう。できれば候補のお店に下見して、雰囲気などを把握しておくと当日にお店で動きやすくなります。上座の位置、分煙など参加者がどのように動けるか

コース、プランを決めよう

おおよその参加人数や予算に合わせてお料理のコース、プランを決めましょう。参加者の食べ物・飲み物の好き嫌いに合わせて料理を選べると良いです。もし特別な余興などを考えている場合は、下見もしくは予約の時点でお店のスタッフに協力をお願いしておきましょう。ただし、余興はお店の雰囲気を損なわないようにしましょう。

予約は早めに

せっかくいいお店、コースを見つけても、すでに予約を取られてしまっていては意味がありません。早めに、仮予約を取ってしまいましょう。よっぽどの大人数や急な変更ではない限り、後からの諸々の変更は可能です。仮予約を取るためにおおよその参加人数は聞いておくようにしましょう。

  • 押さえておきたいポイント

  • ・前回までの情報をもとにお店・プランを考える。
  • ・予約、連絡はとにかく早めに!
  • ・協力者として『サポート幹事』を頼むのもアリ。その場合も早めに協力を要請すること。
  • ・参加者の飲食の好みを聞いておく。NGな食べ物、飲み物は出来るだけ避ける。
  • 先を行く!ポイント

  • ・喫煙席、禁煙席などを確認しておくと聞かれた時に対応できる。
  • ・席替えしやすいお店だと、様々な人との会話が生まれるのでGOOD。
  • ・人数をある程度想定してお店を決める。大人数なら広い店がいいが、広すぎても管理しきれない可能性が出てくるので注意。

2:出欠連絡

お店やコースが決まったら、早速出欠を取りましょう。とにかく早めの連絡がポイント。お店の情報や日程などもしっかり正確に伝えましょう。

案内・告知は早めに!

とにかく早めに告知をしましょう。告知は早ければ早いほど、参加予定者もスケジュールを調整しやすくなります。お店、コース、日程、時間が決まったら早めに連絡するようにしましょう。大きな会社であれば部署ごとにメールを、比較的小さい規模であれば壁紙を貼るなどして告知しましょう。

内容は的確に!

忘年会の内容は正確に伝えましょう。
・開催日時
・お店の名前
・場所
・参加費 ・開催時間
これらは必ず載せましょう。また『参加賞もあり!』『飲み放題つき!』など参加モチベーションが上がるようなことを記載しておくといいです。ただしメールの送信先によって記載する言葉には気をつけましょう。

  • 押さえておきたいポイント

  • ・日程はこちらから提示し、参加不参加を聞くようにする。
  • ・場所・時刻・参加費・参加費の回収方法・返答の締め切りは必ず書く
  • ・案内メールを送る場合は相手の部署によって文章を変える
  • 先を行く!ポイント

  • ・とにかく早めに連絡!早すぎるなんてことはありません。
  • ・余興の内容をあからじめ書く場合は景品を一緒に書くと参加者のモチベーションが上がる

3:前日までの準備

お店も決まった、告知もした!あとは前準備です。開始前のスピーチやお店での動き方、余興など、準備できることは入念に準備しておきましょう。

当日何をするのかスケジュールを確認しておく

始業式は、余興は、締めの挨拶はいつやるのか?全体の流れを把握しておき、当日そのイメージ通りに動けるようにしましょう。また、トラブルが起こった時のことも想定しておきましょう。

余興の準備は入念に!

ビンゴ大会やゲーム大会などの余興は忘年会の目玉の一つでもあります。みんなが盛り上がる大事なイベントなので、練習が必要ならしっかり失敗しないように練習しておきましょう。時間がない場合はビンゴ大会など練習が必要のない余興に変更するのもいいかもしれません。

  • 押さえておきたいポイント

  • ・お店の内装、当日の動き、挨拶の内容などの情報を事前にしっかり得ておくこと。
  • ・開会の挨拶、閉会の挨拶などは事前に練習しておくと当日に緊張しなくなる。
  • ・余興に物が必要な場合は忘れ物がないか3日前には必ずチェック。
  • 先を行く!ポイント

  • ・余興の規模は参加者に合わせて。大きな設備が必要ならお店の協力も仰いで。
  • ・開催1週間前にはお店に予約の確認を。
  • ・開催前にお店に何度も足を運んで店主と仲良くなれれば、サービスしてくれるかも!?
  • ・出欠確認が不安な場合はもう一度連絡を。

4:いざ当日!

いよいよ忘年会本番。幹事の仕事はここからが正念場です。でもここで活躍できれば幹事としての器が認められるチャンス!最後のお仕事だと思って頑張りましょう!

現地には一番乗りしましょう

誰よりもお店に一番乗りして、コンディションを確認しましょう。想定外のことが起きても、誰もいないうちに解決してしまえば準備が出来ていたことになります。

先輩社員には挨拶を!

会社全体の忘年会の場合は社長クラスの人が来ることも。幹事自ら挨拶回りをしておきましょう。積極的だとアピールするチャンス!

お酒は飲み過ぎないこと

幹事が酔っ払っては場が回らなくなります。お酒を勧められても適度な量で済ませるようにしましょう。時には断る勇気も大事です。

気負い過ぎず楽しんで、でも目配りは忘れずに

幹事とは言え、年に一度の忘年会。ひたすら気張るだけで終わってしまっては勿体ないです。何かトラブルが無いか目配りも大事ですが、あまり気負いし過ぎず、自分も楽しむつもりでいきましょう。

  • 押さえておきたいポイント

  • ・会場には一番乗りしてコンディションを確認
  • ・飲み過ぎず、食べ過ぎず。場を回せる程度に。
  • 先を行く!ポイント

  • ・いつも飲みすぎな人には要注意。できるだけ目配りしておきましょう。
  • ・開会の挨拶、閉会の挨拶を上司などに頼むとイベントも大きく見えるし他の人からも人望を期待される。
  • ・お料理の前紹介をすると参加者のテンションも上がる!かも
  • ・自分も楽しめば、幹事の仕事も自然と楽しくなる

トラブルが起きたら?

何かを進めるうえでトラブルはつきもの。そんな時も冷静に対処できるかが試されるのが幹事。ここでは忘年会で多いトラブルの事例とその解決策をご紹介。

いいお店が見つからない

以前使っていたお店も見つからない…そんな時はちょっと規格外のお店を探して、上司に相談しましょう。納得してもらえればそこで決定してしまいましょう。ただし、お店が見つからなかったという旨は案内には書かないように。そのつもりがなくても準備が出来ていないと思われる可能性があります。

ドタキャンが発生した!

ほぼ毎回と言っていいほど、ドタキャンをする人間は現れます。座席だけの予約であれば多少人数が減ろうが問題はないですが、コース料理を頼んでいるとなるとそうはいきません。予算に多少のずれが出来ても対応できるよう、3〜4人分の参加料を払える分は持っておいたほうが良いでしょう。また、ドタキャンした人でも本当にどうしようもない理由で行けなくなった人もいます。理由を聞いたうえで注意するようにしましょう。

あまり盛り上がらない

せっかくの忘年会なのに、なかなか共通の話題が見つからなかったりで、どこか盛り上がりに欠ける…。忘年会で静けさは絶対に避けたいところです。その為にも座席の位置の調整や余興の準備は欠かさないようにしましょう。仲の良いグループを固まらせすぎない、チームで遊ぶ余興など、会話などが自然に発生しやすいように工夫してみましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?忘年会の仕事ってかなりたくさんありますが、一つ一つを落ち着いてこなせば意外となんとかなるもの。また、1人ではどうしてもキツイ、というときは誰かにお手伝いを頼むのも手です。とにかく無事に終わらせることを念頭に動けば、上司からも良い評価がもらえるかも?年に一度の忘年会、盛り上げていきましょう!

さて、忘年会を盛り上げるのは余興!その余興をさらに盛り上げるのは景品です。その景品を普通に集めるのはとても大変。でも『景品フェアリー』なら、まとめて簡単!スマホやPCですぐに景品を集められるので幹事さんの手間も省けます。余興でなくても、誰かへのプレゼントとして。景品でお悩みなら、景品フェアリーへどうぞ!